מדיניות פרטיות

שני מוצרים, שתי מערכות יחסים

4word מפעילה שני מוצרים בשלב פיילוט: אפליקציה אישית לניהול שיחות נגיש, הכוללת גם תמלול חי עצמאי, ומוצר עסקי למענה ולהמשך טיפול. המדיניות חלה על האתר הציבורי ועל שני הפיילוטים. חלק מהיכולות והאינטגרציות זמינות רק לחשבונות נבחרים.

בעלת השליטה במידע שנאסף ישירות ממשתמשי האתר והאפליקציה היא 4word. ניתן ליצור קשר ולהגיש בקשת פרטיות דרך טופס יצירת הקשר באתר. מסירת המידע היא מרצון; ללא פרטי החובה והאישורים הנדרשים לא ניתן ליצור חשבון או לספק את השירות המבוקש.

מה אנחנו אוספים

כשאתם שולחים טופס המתנה, פיילוט או יצירת קשר, אנחנו מעבדים את השדות שמופיעים בטופס - למשל שם, אימייל, טלפון, פרטי עסק והודעה - יחד עם מידע בסיסי על הבקשה לצורכי אבטחה ומניעת כפילויות. בכניסה למוצר העסקי באמצעות Google מתקבלים פרטי זיהוי בסיסיים בלבד: מזהה חשבון, שם, כתובת אימייל ותמונת פרופיל. שדות חובה ושדות רשות מסומנים בממשק.

האתר הציבורי אינו מאזין לשיחות ואינו אוסף אודיו משיחות. משתתף שנכנס לבטא הסגורה יוצר גם רשומת הסכמה עם גרסה, שעשויה לכלול פרטי קשר, זמן, כתובת IP, פרטי דפדפן, תיעוד פעולות בעמוד וטביעה קריפטוגרפית של נוסח ההסכמה המדויק. במוצר האישי נשמרת רשומת אישור הקשורה למספר הטלפון שאומת. במוצר העסקי נשמרת רשומת אישור הקשורה לזהות Google המאומתת. הרשומות כוללות את גרסאות המסמכים, מועד האישור ונתוני מכשיר או דפדפן בסיסיים.

איך אנחנו משתמשים במידע

אנחנו משתמשים בנתוני טפסים כדי להשיב, להפעיל את ההצטרפות, למנוע ניצול לרעה ולתקשר על הפיילוט. נתוני השירות משמשים להעברת שיחות, כתוביות חיות, העברת החלטות המשתמש, הכנת סיכומים, תמיכה, אבטחה ושיפור אמינות. איננו מוכרים מידע אישי ואיננו משתמשים בתוכן שיחות לפרסום.

שירות הפיילוט: שיחות, תמלולים ואודיו

המוצר האישי מעבד מספרי טלפון, מצב וזמני שיחה, תוכן דיבור חי, תמלולים, תשובות המשתמש במהלך השיחה וסיכומים שנוצרו. 4word מציגה את עצמה כעוזרת AI בתחילת שיחות שהיא מטפלת בהן. במהלך הפיילוט תיתכן גישה של צוות מורשה לצורכי תמיכה, בקרת איכות, אבטחה ותיקון תקלות.

במהלך הפיילוט שיחות הטלפון מוקלטות (אודיו) בהסכמה מפורשת שנחתמת במסמך ההצטרפות לפיילוט. אודיו מעובד ומוזרם בזמן אמת כדי להפעיל את העוזר, הכתוביות והתמלול, ותמלול טקסטואלי נשאר נחוץ לכתוביות חיות, לסיוע ולסיכומים.

תמלול חי עצמאי

פיצ׳ר התמלול העצמאי משתמש במיקרופון כדי לתמלל ולתרגם בזמן אמת שיחה שהמשתמש משתתף בה. 4word אינה שומרת קובץ אודיו של התמלול. הקול מוזרם בזמן אמת ל-Soniox לצורך תמלול ותרגום, ולכן מעובד אצל הספק במהלך השיחה. אצל 4word נשמרים הטקסט, סימוני דוברים, שפה, זמני שימוש והעדפות תצוגה. הטקסט עשוי להישלח ל-Anthropic לצורך יצירת כותרת וסיכום.

לפני השימוש הראשון מוצגת הסכמה ייעודית ונפרדת. המשתמש מצהיר שהוא צד לשיחה ושלא ישתמש בפיצ׳ר לתמלול שיחות של אחרים, לביצוע עבירה, לגרימת נזק או לחשיפת עניינים אינטימיים בניגוד לדין. גרסת ההצהרה, זמן האישור וטביעה של הנוסח נשמרים. כאשר משתתפים אנשים נוספים, גם דבריהם יתומללו; האישור של המשתמש אינו מהווה הסכמה בשמם ואינו מחליף חובת יידוע או הרשאה נוספת שעשויה לחול.

המוצר העסקי: מי אחראי על איזה מידע

מול בעל העסק אנחנו בעלי השליטה במידע שהוא מוסר לנו (פרטי התקשרות, מאגר הידע של העסק, הגדרות המערכת). מול הלקוחות שמתקשרים לעסק או כותבים לו - אנחנו מעבדים את המידע (שם, מספר טלפון, סיבת הפנייה, תמלול השיחה וסיכומה) בשם העסק ולפי הוראותיו; האחריות ליידוע לקוחותיו ולבסיס החוקי לעיבוד מוטלת על בעל העסק, ואנחנו מספקים את הכלים לכך - ובהם הצהרת ה-AI המושמעת בכל שיחה.

מאגר הידע של העסק נבנה ממקורות שבעל העסק מספק במפורש: כתובת האתר שלו ועמודים ציבוריים שלו ברשתות (אינסטגרם, פייסבוק, גוגל מפות). אנחנו קוראים רק את המידע הציבורי בעמודים אלה, ובעל העסק מאשר כל טיוטה לפני שהיא נכנסת לשימוש.

עיבוד באמצעות בינה מלאכותית

המוצרים משתמשים ב-AI לתמלול דיבור, ניהול שיחה, סיכום וחילוץ פרטים מובנים. לכן תוכן שיחה עשוי להישלח לספקי טלפוניה, דיבור ומודלים חיצוניים כדי לספק את השירות. 4word מזדהה כעוזרת AI בתחילת שיחות שהיא מטפלת בהן. פלט AI עלול להיות שגוי ואינו תיעוד מובטח של מה שקרה.

ספקי משנה והעברות מידע

קטגוריות הספקים כוללות טלפוניה, דיבור ותמלול, עיבוד במודלי AI, אחסון ענן ובסיסי נתונים, אימייל תפעולי והתראות לאפליקציה. הפיילוט העסקי עשוי להשתמש גם בספק הודעות כאשר האינטגרציה מופעלת. זהות הספקים וההגדרות עשויות להשתנות במהלך הפיילוט; שינוי מהותי ישתקף כאן.

המידע האישי לא נמכר, לא מושכר ולא מועבר לגורמי פרסום. ספקי שירות שמסייעים לנו בהפעלה מקבלים גישה רק למינימום הנדרש לפעולתם: טלפוניה ואימות, עיבוד קול, תמלול ובינה מלאכותית, שליחת אימיילים, התראות לאפליקציה, ואחסון ואירוח.

איפה זה נשמר

4word משתמשת בתשתיות ענן מנוהלות ומגבילה גישה תפעולית לפי תפקיד. חלק מהספקים מעבדים מידע מחוץ לישראל. חובות אבטחה והעברה בינלאומית תלויות בספק, בהגדרות ובדין החל; אנחנו בוחנים את ההסדרים עם התפתחות הפיילוט, ולא מציגים כל סביבה כתואמת אוטומטית.

שמירה ומחיקה

במוצר האישי, תמלולי שיחות טלפון מלאים ואירועי אבחון מתוכננים להימחק אחרי כ־30 יום. רשומות שיחה וסיכומים עשויים להישמר עד למחיקת השיחה או החשבון. בתמלול העצמאי האודיו אינו נשמר כקובץ אצל 4word; הטקסט והסיכום נשמרים עד שהמשתמש מוחק את התמלול או את החשבון. מאגרי שיחה חיים קצרי טווח נמחקים מוקדם יותר. בפיילוט העסקי תקופות השמירה עשויות להיות שונות. בקרות המחיקה אינן גוברות על מידע מוגבל שחובה או מותר לשמור לצורך דין, אבטחה, חשבונאות או התגוננות משפטית.

מה מיוחד בשלב פיילוט

כדי לשפר את המוצר, צוות מצומצם שלנו עשוי לעיין בתמלולים ובסיכומים לצורכי בקרת איכות ותיקון תקלות, תחת חובת סודיות. נשמח שתדעו זאת מראש - וזו אחת הסיבות שהשירות בפיילוט אינו מתאים עדיין למידע רגיש במיוחד.

עוגיות ואחסון בדפדפן

האתר הזה לא משתמש בעוגיות מעקב, בפרסום, באנליטיקה או בכלים של צד שלישי, ואינו עוקב אחריכם בין אתרים. בחירת השפה נעשית לפי כתובת הדף, לא לפי עוגייה. הדבר היחיד שנשמר בדפדפן שלכם הוא מידע חיוני לתפעול: העדפות הנגישות שאתם בוחרים (גודל טקסט, ניגודיות, הדגשת קישורים, מרווחים וכדומה) ופתק קטן שזוכר שסגרתם את ההודעה הזו. המידע הזה נשמר על המכשיר שלכם בלבד, לא נשלח אלינו ולא משותף עם אף אחד.

מכיוון שמדובר במידע חיוני בלבד, אין צורך בהסכמה מוקדמת - אנחנו רק מיידעים אתכם. אפשר למחוק את המידע בכל עת: לכבות את ההגדרות בכלי הנגישות (או לאפס אותן) ולנקות את נתוני האתר בדפדפן. כמו בכל אתר, ייתכן שהדפדפן שלכם ישמור זמנית קבצים סטטיים (תמונות, גופנים וקוד) כדי לטעון את הדף מהר יותר, והם אינם כוללים מידע אישי.

איך למחוק

באפליקציה האישית אפשר למחוק שיחות ותמלולים עצמאיים ולבקש מחיקת חשבון. מחיקת חשבון מתוכננת להסיר את החשבון ואת השיחות, התמלולים, ההחלטות, אנשי הקשר, פרטי הפרופיל, אסימוני המכשיר ורשומות מוצר קשורות. המחיקה עשויה להידחות בזמן שיחה פעילה. רשומת אישור תנאים מוגבלת עשויה להישמר לאחר סגירת החשבון ככל שנדרש להוכחת ההתקשרות, לטיפול במחלוקת או לקיום חובה בדין.

אפשר גם לפנות אלינו בבקשת עיון, תיקון או מחיקה. ייתכן שנצטרך לאמת זהות ולשמור מידע מוגבל כאשר הדבר נדרש לצורכי אבטחה, דין או חשבונאות.

יצירת קשר

שאלות, הסתייגויות או בקשות למימוש זכויות - אפשר לפנות אלינו דרך טופס יצירת הקשר.