מדיניות פרטיות

שני מוצרים, שתי מערכות יחסים

4word מפעילה שני מוצרים בשלב פיילוט: אפליקציה אישית לניהול שיחות נגיש, הכוללת גם תמלול חי עצמאי, ומוצר עסקי למענה ולהמשך טיפול. המדיניות חלה על האתר הציבורי ועל שני הפיילוטים. חלק מהיכולות והאינטגרציות זמינות רק לחשבונות נבחרים.

4word היא בעלת השליטה במידע שנאסף ישירות ממשתמשי האתר והאפליקציה. אפשר ליצור קשר ולהגיש בקשת פרטיות בדוא"ל support@4word.io או דרך טופס יצירת הקשר באתר. מסירת המידע היא מרצון; ללא פרטי החובה והאישורים הנדרשים לא ניתן ליצור חשבון או לספק את השירות המבוקש.

מה אנחנו אוספים

כשאתם שולחים טופס המתנה, פיילוט או יצירת קשר, אנחנו מעבדים את השדות שמופיעים בטופס - למשל שם, אימייל, טלפון, פרטי עסק והודעה - יחד עם מידע בסיסי על הבקשה לצורכי אבטחה ומניעת כפילויות. בכניסה למוצר העסקי באמצעות Google מתקבלים פרטי זיהוי בסיסיים בלבד: מזהה חשבון, שם, כתובת אימייל ותמונת פרופיל. שדות חובה ושדות רשות מסומנים בממשק.

האתר הציבורי אינו מאזין לשיחות ואינו אוסף אודיו משיחות. משתתף שנכנס לבטא הסגורה יוצר גם רשומת הסכמה עם גרסה, שעשויה לכלול פרטי קשר, זמן, כתובת IP, פרטי דפדפן, תיעוד פעולות בעמוד ואת נוסח ההסכמה. במוצר האישי נשמרת רשומת אישור הקשורה למספר הטלפון שאומת. במוצר העסקי נשמרת רשומת אישור הקשורה לזהות Google המאומתת. הרשומות כוללות את גרסאות המסמכים, מועד האישור ונתוני מכשיר או דפדפן בסיסיים.

במוצר האישי, כשהאפליקציה נרשמת לקבלת התראות, נשמר גם מידע טכני מצומצם לצורכי תמיכה, אבטחה ואיתור תקלות: גרסת האפליקציה ומספר הבנייה שלה, גרסת מערכת ההפעלה ודגם המכשיר (דגם הוא סוג מוצר, למשל SM-S711B, ולא מזהה אישי). איננו אוספים מזהי חומרה קבועים - לא IMEI, לא מספר סידורי, לא Android ID ולא מזהה פרסומי - ואיננו עוקבים אחריכם בין אפליקציות. המידע הטכני הזה נמחק יחד עם החשבון.

אנשי הקשר שבמכשיר נשארים במכשיר, ורשימת אנשי הקשר אינה נשלחת אלינו. כשמתקשר מספר ששמור אצלכם, נשלח אלינו רק השם השמור, עבור אותה שיחה בלבד, כדי שהעוזרת תפנה למתקשר בשמו, והשם אינו נשמר אצלנו. כדי לזהות מתקשר שאינו שמור אצלכם, מספר הטלפון שלו עשוי להיות מועבר לצד שלישי.

איך אנחנו משתמשים במידע

אנחנו משתמשים בנתוני טפסים כדי להשיב, להפעיל את ההצטרפות, למנוע ניצול לרעה ולתקשר על הפיילוט. נתוני השירות משמשים להעברת שיחות, כתוביות חיות, העברת החלטות המשתמש, הכנת סיכומים, תמיכה, אבטחה ושיפור אמינות. איננו מוכרים מידע אישי ואיננו משתמשים בתוכן שיחות לפרסום.

שירות הפיילוט: שיחות, תמלולים ואודיו

המוצר האישי מעבד מספרי טלפון, מצב וזמני שיחה, תוכן דיבור חי, תמלולים, תשובות המשתמש במהלך השיחה וסיכומים שנוצרו. 4word מציגה את עצמה כעוזרת AI בתחילת שיחות שהיא מטפלת בהן. גישה לתוכן שיחות שמורה לבעלי הרשאה מעטים, רק כשהדבר נדרש לתמיכה, לבקרת איכות, לאבטחה או לתיקון תקלות, וכל גישה כזו מתועדת.

שיחות הטלפון אינן מוקלטות כקובץ אודיו, והאודיו אינו נשמר. מה שנשמר הוא התמלול, שעליו מבוססים הכתוביות, הסיוע והסיכומים. אם נפעיל הקלטה בעתיד, נודיע מראש ונבקש הסכמה נפרדת.

תמלול חי עצמאי

תכונת התמלול העצמאי משתמשת במיקרופון כדי לתמלל ולתרגם שיחה שהמשתמש משתתף בה. 4word אינה שומרת קובץ אודיו של התמלול; הקול מעובד, גם אצל צד שלישי, רק לצורך התמלול והתרגום. נשמרים הטקסט, סימוני הדוברים, השפה, זמני השימוש והעדפות התצוגה.

לפני השימוש הראשון מוצגת הסכמה ייעודית ונפרדת. המשתמש מצהיר שהוא צד לשיחה ושלא ישתמש בתכונה לתמלול שיחות של אחרים, לביצוע עבירה, לגרימת נזק או לחשיפת עניינים אינטימיים בניגוד לדין. גרסת ההצהרה וזמן האישור נשמרים. כאשר משתתפים אנשים נוספים, גם דבריהם יתומללו; האישור של המשתמש אינו מהווה הסכמה בשמם ואינו מחליף חובת יידוע או הרשאה נוספת שעשויה לחול.

המוצר העסקי: מי אחראי על איזה מידע

מול בעל העסק אנחנו בעלי השליטה במידע שהוא מוסר לנו (פרטי התקשרות, מאגר הידע של העסק, הגדרות המערכת). מול הלקוחות שמתקשרים לעסק או כותבים לו - אנחנו מעבדים את המידע (שם, מספר טלפון, סיבת הפנייה, תמלול השיחה וסיכומה) בשם העסק ולפי הוראותיו; האחריות ליידוע לקוחותיו ולבסיס החוקי לעיבוד מוטלת על בעל העסק, ואנחנו מספקים את הכלים לכך - ובהם הצהרת ה-AI המושמעת בכל שיחה.

מאגר הידע של העסק נבנה ממקורות שבעל העסק מספק במפורש: כתובת האתר שלו ועמודים ציבוריים שלו. אנחנו קוראים רק את המידע הציבורי בעמודים אלה, ובעל העסק מאשר כל טיוטה לפני שהיא נכנסת לשימוש.

• לסיכום עיבוד המידע לעסקים

עיבוד באמצעות בינה מלאכותית

המוצרים משתמשים בבינה מלאכותית כדי לענות לשיחות, לתמלל ולסכם אותן, ולכן תוכן שיחה מעובד גם אצל צדדים שלישיים הפועלים מטעמנו. 4word מזדהה כעוזרת AI בתחילת שיחות שהיא מטפלת בהן. פלט AI עלול להיות שגוי ואינו תיעוד מובטח של מה שקרה.

נספח בינה מלאכותית

חלק מתכונות 4word פועלות באמצעות בינה מלאכותית, ובהן מענה לשיחות, תמלול, תרגום, סיכום והצעת תשובות. מידע מהשיחה מעובד לשם כך, גם אצל צד שלישי, רק במידה הנדרשת לביצוע התכונה.

פלט של בינה מלאכותית עלול להיות שגוי, חלקי, לא עדכני או בלתי מתאים להקשר. אין להסתמך עליו כייעוץ רפואי, משפטי או פיננסי, כהוראת חירום או כתיעוד מוסמך. המשתמש או העסק אחראים לבדוק מידע מהותי לפני פעולה.

4word אינה משתמשת בתוכן שיחות לאימון מודלים, ובוחרת, ככל שהדבר אפשרי, הגדרות שבהן גם צדדים שלישיים אינם משתמשים בו לאימון. צד שלישי עשוי לשמור מידע לזמן מוגבל לצורך מתן השירות, אבטחה, מניעת שימוש לרעה או עמידה בדין, בהתאם להסכם עמו.

כאשר הדבר אפשרי, אפשר להימנע מתכונה אופציונלית שמעבירה מידע לצד שלישי. הימנעות מתכונת הליבה של ניהול שיחה או תמלול עשויה למנוע את אספקת השירות עצמו. העוזרת מציגה את עצמה כעוזרת AI בתחילת שיחות שהיא מטפלת בהן, ולא ניתן לבטל הצגה זו.

צדדים שלישיים והעברות מידע

כדי להפעיל את השירות אנחנו נעזרים בצדדים שלישיים הפועלים מטעמנו. כל צד שלישי מקבל רק את המידע הדרוש לתפקידו, ובכלל זה, כשהדבר נדרש, תוכן שיחות. חלקם פועלים מחוץ לישראל, בעיקר באיחוד האירופי ובארצות הברית, ואנחנו מקפידים לעבוד עם ספקים העומדים בתקני אבטחת מידע בינלאומיים מקובלים. במוצר העסקי מועבר מידע גם לשירותים שהעסק בוחר לחבר בעצמו. מי שהמידע שלו מועבר יכול לבקש מאיתנו פרטים נוספים, ונמסור את מה שהדין מחייב.

המידע האישי לא נמכר, לא מושכר ולא מועבר לגורמי פרסום.

איפה זה נשמר

המידע נשמר במערכות של 4word, ובמידת הצורך מעובד גם אצל צדדים שלישיים הפועלים מטעמנו.

שמירה ומחיקה

הטבלה שלהלן מפרטת את תקופות השמירה. בקצרה: תמלולי שיחות מלאים ואירועי אבחון נמחקים כעבור 30 יום; רשומות שיחה וסיכומים נשמרים עד שתמחקו אותם או את החשבון; במוצר העסקי תוכן השיחה נמחק כעבור 30 יום ורשומת השיחה נשארת עד שהעסק מוחק אותה; טפסי האתר נשמרים 24 חודשים (רשימת המתנה והרשמת עסק) ו-12 חודשים (הודעות יצירת קשר). גיבויים מוצפנים נשמרים עד 7 ימים, ולכן מחיקה שביצעתם אינה מגיעה לעותק גיבוי לא מקוון בתוך החלון הזה. בקרות המחיקה אינן גוברות על מידע מוגבל שחובה או מותר לשמור לצורך דין, אבטחה, חשבונאות או התגוננות משפטית. היסטוריית השימוש שאינה מקושרת לזהותכם נשמרת ללא הגבלת זמן, כמתואר בסעיף היסטוריית שימוש. כאשר מופעל מצב שמירה במכשיר עבור התמלול העצמאי, טקסט התמלול נשמר מוצפן במכשיר בלבד ואינו נשלח לשרתי 4word; במצב הזה הוא לא יהיה זמין ממכשיר אחר או אחרי התקנה מחדש.

התקופות בטבלה הן תקופות השמירה שקבענו לכל סוג מידע.

היסטוריית שימוש

בעת ההרשמה מוקצה לחשבון מזהה אקראי. הוא אינו נגזר ממספר הטלפון, מהאימייל או מכל פרט אחר שלכם, ואי אפשר לחשב אותו מהם. לצדו נשמרת היסטוריית שימוש: מתי נפתח החשבון, אילו שלבי הגדרה הושלמו ומתי, חברת הסלולר שנבחרה, מתי הייתה השיחה הראשונה והאחרונה, כמה שיחות ודקות סופקו בכל חודש ומה הייתה עלותן, באילו יכולות נעשה שימוש, באילו שפות התנהלו שיחות, וספירות איכות כמו כמה שיחות הסתיימו בתקלה. ההיסטוריה אינה כוללת תוכן שיחות, תמלולים, סיכומים, שמות, כתובות או מספרי טלפון.

רשומת המשתמש היא הקישור היחיד בין המזהה האקראי לבין אדם, ומחיקת החשבון מוחקת אותה. מרגע זה ההיסטוריה אינה מקושרת לזהותכם, ואנחנו שומרים אותה ללא הגבלת זמן כדי לדעת כיצד השירות מתפקד, היכן הוא נכשל וכמה הוא עולה. הרשמה מחדש יוצרת חשבון חדש עם מזהה אקראי חדש; הוא אינו מקושר לחשבון הקודם ואי אפשר לחבר ביניהם.

השבתה, סיום ומחיקה על ידינו

אפשר להשבית את החשבון גם מתוך האפליקציה, ואז השירות נעצר בלי שיימחק דבר; הפעלה מחדש נעשית בפנייה אלינו. כאשר חשבון מושבת או מושעה, המידע שבו נשמר לפי תקופות השמירה הרגילות עד למחיקתו ואינו מעובד לצורך מענה לשיחות; עם סיום החשבון או מחיקתו מופעל תהליך המחיקה המתואר במדיניות זו. המספר הייעודי שהוקצה לכם עשוי להיות מוקצה למשתמש אחר לאחר סגירת החשבון, ומתקשר שיחייג אליו לאחר מכן יגיע למשתמש החדש.

כאשר התכונה של הצגת המספר האישי מכובה על ידכם או מבוטלת על ידינו, מספרכם האישי נמחק מרשימת המספרים המאומתים, ומספר ניסיונות האימות נשמר לזמן קצר. אנחנו רשאים למחוק מידע גם מטעמי אבטחה, דרישת דין, דרישה של צד שלישי או כשל טכני, ואיננו מתחייבים לגבות, לשחזר או לשמור מידע לתקופה כלשהי. מחיקה אצל צדדים שלישיים ובעותקי גיבוי מבוצעת כמיטב יכולתנו ועשויה להימשך זמן.

מה מיוחד בשלב פיילוט

בשלב הפיילוט, בעלי הרשאה מעטים עשויים לעיין בתמלולים ובסיכומים לצורכי בקרת איכות ותיקון תקלות בלבד, תחת חובת סודיות, וכל עיון כזה מתועד.

עוגיות ואחסון בדפדפן

האתר הזה לא משתמש בעוגיות מעקב, בפרסום, באנליטיקה או בכלים של צד שלישי, ואינו עוקב אחריכם בין אתרים. בחירת השפה נעשית לפי כתובת הדף, לא לפי עוגייה. הדבר היחיד שנשמר בדפדפן שלכם הוא מידע חיוני לתפעול: העדפות הנגישות שאתם בוחרים (גודל טקסט, ניגודיות, הדגשת קישורים, מרווחים וכדומה) ופתק קטן שזוכר שסגרתם את ההודעה הזו. המידע הזה נשמר על המכשיר שלכם בלבד, לא נשלח אלינו ולא משותף עם אף אחד.

מכיוון שמדובר במידע חיוני בלבד, אין צורך בהסכמה מוקדמת - אנחנו רק מיידעים אתכם. אפשר למחוק את המידע בכל עת: לכבות את ההגדרות בכלי הנגישות (או לאפס אותן) ולנקות את נתוני האתר בדפדפן. כמו בכל אתר, ייתכן שהדפדפן שלכם ישמור זמנית קבצים סטטיים (תמונות, גופנים וקוד) כדי לטעון את הדף מהר יותר, והם אינם כוללים מידע אישי.

איך למחוק

באפליקציה האישית אפשר להשבית את החשבון או למחוק אותו, ואלה שתי פעולות שונות. השבתה עוצרת את השירות ואינה מוחקת דבר: החשבון, השיחות והתמלולים נשמרים כפי שהם, והפעלה מחדש נעשית בפנייה אלינו. מחיקת חשבון מסירה את החשבון ואת השיחות, התמלולים, ההחלטות, פרטי הפרופיל, המספרים החסומים, נתוני המכשיר ורשומות מוצר קשורות, ומשחררת את המספר הייעודי. המחיקה עשויה להידחות בזמן שיחה פעילה. לאחר המחיקה נשמרות ארבע קטגוריות: היסטוריית שימוש ומסלול ההתקדמות של החשבון, שאינם מקושרים לזהותכם, כמתואר בסעיף היסטוריית שימוש; רשומות עלות של שימוש בשירות, שמזהה המשתמש נותק מהן; רשומת מחיקה שאינה כוללת מספר טלפון או מזהה משתמש; ורשומת אישור תנאים שממנה הוסרו מספר הטלפון והמזהים, ככל שנדרש להוכחת ההתקשרות, לטיפול במחלוקת או לקיום חובה בדין.

אפשר גם לפנות אלינו בבקשת עיון, תיקון או מחיקה. ייתכן שנצטרך לאמת זהות ולשמור מידע מוגבל כאשר הדבר נדרש לצורכי אבטחה, דין או חשבונאות.

בקשות פרטיות: עיון, תיקון, עותק ומחיקה

אפשר לבקש לעיין במידע שנשמר עליכם, לתקן אותו, לקבל עותק שלו, למחוק אותו או להתנגד לעיבוד מסוים. 4word מטפלת בבקשות אלה: אפשר לכתוב ל-support@4word.io או לפנות דרך טופס יצירת הקשר. כדי להגן על המידע שלכם נבקש לאמת את זהותכם, בדרך כלל מהמספר או מהאימייל הרשומים בחשבון, ולא נמסור מידע על סמך בקשה שלא אומתה.

אנחנו מאשרים קבלת בקשה תוך שני ימי עסקים ומשלימים את הטיפול תוך 30 יום; אם יידרש זמן נוסף נודיע ונסביר מדוע. שתי פעולות זמינות ישירות באפליקציה בלי לפנות אלינו: מחיקת שיחה או תמלול בודדים, ומחיקת החשבון כולו. מידע מוגבל עשוי להישמר גם לאחר בקשת מחיקה כאשר הדין מחייב או מתיר זאת, כמפורט בסעיף השמירה והמחיקה.

• לעמוד מחיקת החשבון

קטינים

השירות מיועד לבני 18 ומעלה. איננו אוספים ביודעין מידע על מי שטרם מלאו לו 18, וטופסי ההרשמה באתר מקבלים גיל 18 ומעלה בלבד. אם יתברר לנו שנאסף מידע כזה, נמחק אותו. אם ידוע לכם שקטין מסר לנו מידע, אפשר לכתוב ל-support@4word.io ונטפל בכך. שיחה נכנסת עשויה להגיע מכל אדם, ובכלל זה מקטין; במקרה כזה תוכן השיחה כפוף לאותן תקופות שמירה ולאותן בקרות מחיקה כמו כל שיחה אחרת.

יצירת קשר

שאלות, הסתייגויות או בקשות למימוש זכויות - אפשר לפנות ל-4word בדוא"ל support@4word.io או דרך טופס יצירת הקשר.